„… ist vor einer Entscheidung über Ihre Bewerbung, die Teilnahme an einem Eignungsfeststellungsverfahren erforderlich.“ Diesen Satz habe ich in einem Leitfaden zur bürgernahen Verwaltungssprache gefunden – und zwar Gott sei Dank als negatives Beispiel.

Amtsdeutsch wird aber leider nicht nur von Behörden verwendet. Auch in Geschäftsbriefen tauchen Floskeln oder Standardformulierungen auf. Allerdings erkennen immer mehr Firmen und Organisationen: Was einmal schriftlich rausgegangen ist, hinterlässt Eindruck. Ob dieser gut oder schlecht ist, hängt von den Formulierungen ab, die in den Geschäftsbriefen oder E-Mails verwendet werden.

 Wenn Sie also das zeitgemäße und kundenfreundliche Image Ihres Unternehmens unterstreichen wollen, ist es höchstwahrscheinlich sinnvoll, Ihre schriftliche Kommunikation zu verbessern. Zudem erreichen Sie damit, dass sich Ihre Firma in der heutigen Informationsflut positiv gegenüber Mitbewerbern abhebt. Missverständnisse, Ärger und Rückfragen werden vermieden, wenn Sie den Inhalt verständlich und deutlich formulieren.  Die Folge: zufriedene Kunden, ein hervorragendes Firmenimage und erfolgreiche Geschäftsbeziehungen.

Es lohnt sich also, dass Sie mehr zum Thema erfahren – nachfolgend 3 Tipps, wie Firmenkorrespondenz heutzutage gestaltet wird:

 

Tipp 1: Satzlänge variieren

Lange und kurze Sätze sollten sich abwechseln. Zu viele kurze Sätze hintereinander wirken abgehackt. Folgt eine Wortschlange der anderen, wird es für den Leser ermüdend – er steigt aus dem Text aus. Vergleichen Sie mal:

Beispiel für einen langen Satz: Lange und kurze Sätze sollten sich abwechseln, denn zu viele kurze Sätze hintereinander wirken abgehackt und wenn eine Wortschlange der anderen folgt, wird es für den Leser ermüdend und er steigt aus dem Text aus.

Dasselbe in kurzen Sätzen: Lange und kurze Sätze sollten sich abwechseln. Zu viele kurze Sätze hintereinander wirken abgehackt. Doch auch eine Wortschlange nach der anderen ist ungünstig. Es wird für den Leser ermüdend. In der Folge steigt er aus dem Text aus.

Zusammenfassend: Ein Satz sollte nicht länger als drei Zeilen sein und nur einen, höchstens zwei Nebensätze haben. Um das Ganze aufzulockern, können Sie mit Doppelpunkt oder Bindestrich arbeiten.

 

Tipp 2: Persönlich formulieren

Wenn Sie eine Anfrage an eine Firma richten und sich die Antwort wie ein Textbaustein liest, fühlen Sie sich höchstwahrscheinlich nicht wirklich angesprochen. Genauso geht es auch Ihren Kunden, wenn er beim Lesen Ihrer Geschäftspost das Gefühl hat, dass gar nicht er persönlich gemeint ist. Das könnte den Kunden verärgern. Wenn Sie beispielsweise eine Reklamation nicht sofort beantworten können, verschicken Sie einen Zwischenbescheid.

Aber bitte nicht so: „Sehr geehrter Herr Meier, Ihre Anfrage haben wir erhalten. Wir werden eine Prüfung der Angelegenheit vornehmen und Ihnen eine Beantwortung übersenden, sobald eine Klärung erfolgt ist.“

Hier sind gleich mehrere Dinge für den Leser ärgerlich: Sein Problem wird nicht direkt angesprochen. Zudem ist der unendlich lange Satz mit viel zu vielen Substantiven überaus sperrig.

Anders könnte der Satz lauten: „Sehr geehrter Herr Meier, vielen Dank für Ihr Schreiben vom… Wir bedauern sehr, dass Sie bereits seit drei Wochen auf die fällige Lieferung von uns warten. In unserer Serviceabteilung wird Ihr Anliegen gerade geprüft. Sobald wir mehr wissen, werden wir Sie umgehend darüber informieren.“

Tipp 3: Verben statt Substantive

Wie am obigen Beispiel ersichtlich, wirkt ein Satz sehr abstrakt und steif, wenn sich zu viele Substantive anhäufen. Darum machen Sie aus „Wir werden eine Prüfung vornehmen“ besser „Wir prüfen …“ oder aus „Ihnen eine Beantwortung übersenden“ besser „Sie darüber informieren“ oder „schnellstmöglich beantworten“.

Noch mehr Beispiele gefällig? Bitte sehr, gerne:

Statt: „Die Zulässigkeit Ihrer Reklamation müssen wir einer Prüfung unterziehen.“
Besser: „Leider müssen wir zuerst einmal prüfen, ob Ihre Reklamation zulässig ist.“

Statt: „Damit eröffnen wir Ihnen die Möglichkeit…“
Besser: „Damit ermöglichen wir Ihnen …“

Und übrigens: Der Satz vom Anfang dieses Beitrages könnte laut Leitfaden neu so aussehen: „…ist es notwendig, dass Sie an einem Eignungstest teilnehmen.“ So einfach kann es also sein …

Wenn es Sie interessiert, so können Sie einen tieferen Einblick nehmen.